Planificar con anticipación los actos públicos
(Capítulo 12) Este ensayo es parte del manual “Una oficina de prensa responsable en la Era Digital”, publicación de la Oficina de Programas de Información Internacional.
Una oficina de prensa del gobierno está obligada a ocuparse de muchos tipos de actos oficiales y públicos. En Estados Unidos se realizan los denominados “encuentros, o eventos, con la prensa” a los que se invita a los periodistas para una sesión denominada “open press”, o sea abierta a la prensa. Hay eventos que no están abiertos a toda la prensa, los llamados “closed press”, o sea restringidos a la prensa. En ambos casos, el término “prensa” se refiere a los medios tradicionales de comunicación, a periodistas de los medios impresos, de radio y televisión y a los reporteros de medios digitales o redes sociales.
Un portavoz de prensa debe estar en condiciones de manejar cualquier encuentro, sea ? abierto o no a la prensa ? sin importar si el acto es convocado por el funcionario, o si el funcionario asiste como invitado de otra persona.
Un encuentro con la prensa debe ser tratado como como si fuera la presentación de una obra de teatro o de ballet. Todo debe ser planificado antes, en base a un guión y una coreografía con todos los elementos relacionados con la totalidad de la obra o de el ballet. Cada detalle y el papel de cada protagonista debe estar bien planificado. La obra debe tener un director presente y miembros del personal de la oficina para asegurarse de que el evento se desenvuelva tal como fuera planificado.
Listados para control del evento
Se deben realizar reuniones regulares para analizar las invitaciones, si se recibe varias de ellas. Si el funcionario del gobierno recibe un volumen grande de invitaciones, tiene sentido formar un comité, compuesto de representantes de las principales operaciones de la organización ? incluso de la oficina de prensa ?, para examinar regularmente las invitaciones y recomendar su aceptación o rechazo.
Evaluar una invitación es una parte importante del planeamiento de un evento externo. Considerar este hecho: un funcionario del gobierno viajó durante varias horas para pronunciar un discurso ante un público que consideraba como partidario. Pero una vez allí, descubrió que iba a compartir el estrado con adversarios, con quienes debía debatir frente a un público hostil. Nadie había verificado los arreglos por adelantado y, por lo tanto, nadie supo que el evento sería diferente a la invitación, que le fue hecha verbalmente.
Para evitar sorpresas, muchos políticos solicitan que las invitaciones sean por escrito. De esa manera saben exactamente lo que se les solicita y pueden negociar su participación conforme a lo escrito. Muchos responden entonces a las invitaciones por escrito y establecen cómo será su participación.
Cuando una invitación llega verbalmente y no por escrito, el portavoz o programador de prensa puede decir: “nuestra norma es que las invitaciones sean por escrito. Por favor hacer la solicitud por correo electrónico, fax o correo regular y dar la información que sigue”:
.El nombre del evento.
.Su propósito.
.La fecha y hora(s). En este sentido, conviene averiguar si existe cualquier flexibilidad. Por ejemplo, si la conferencia dura varios días y se invita al funcionario para un día específico, en el que tiene otro compromiso ya fijado antes, ¿se puede cambiar la fecha?
.El lugar y la dirección del evento.
.Cantidad de personas que se espera que asistan.
.Si hay otros participantes, y quiénes son.
.Si hay antecedentes previos que determinan que un funcionario en particular hable en eventos similares.
.Cuál es el papel que le corresponde al funcionario invitado ? pronunciar el discurso principal, ser el único orador, o uno de varios oradores en un panel, debe hablar sobre un tema dado, etc.
.Si el encuentro es abierto o cerrado a la prensa.
.De tratarse de un evento anual, que se repite, saber qué cobertura le dieron los medios de comunicación en el pasado.
.Si habrá un rincón de blogueros, una etiqueta virtual (“hashtag”) oficial, un seminario con sitios en la Web y en qué forma se utilizará las redes sociales. Tal vez también se deba decidir cómo utilizar el material más tarde, por ejemplo en blogs, redes sociales y en la página web de la oficina. ¿Cómo la organización anfitriona publicitará el evento después de ocurrido? Cuando se tienen las respuestas a estas preguntas, se debe reexaminar la invitación escrita y tomar una decisión fundamentada acerca de la participación de la oficina. Se pueden sugerir cambios, negociar con base a lo escrito y responder por escrito, indicando lo que desea aceptar y cuál sería la participación del funcionario.
El planeamiento de un evento en la oficina encargada de la organización
Es necesario planificar meticulosamente cada evento en el que participen altos funcionarios del gobierno. Esto se aplica especialmente a eventos como la visita de un jefe de Estado o a una reunión de varios ministros de relaciones exteriores.
Como primer paso, hay que designar un director para que supervise todo el evento. Este funcionario puede encargarse de todos los elementos, o supervisar a varias otras personas, que se ocupen de diferentes tareas.
Decidir si el evento tiene un tema:
.¿Cuál es el propósito?
.¿Qué metas se quiere alcanzar?
.¿Qué impacto se busca lograr?
.¿Cuál es el mensaje que debe transmitir el encuentro? Fijar plazos para los diferentes componentes del evento:
.¿Para qué fecha debe estar listo el discurso?
.¿Qué plazos son necesarios para tener listos los materiales o avisos?
.¿Para qué fecha se necesita tener las aprobaciones finales?
.¿En qué fecha se debe enviar las invitaciones?
.¿Cuándo se debe alertar a los medios de comunicación? Hay que realizar reuniones regulares con quienes estarán involucrados en el evento para asegurarse que las tareas se están cumpliendo. Es recomendable visitar el lugar donde se realiza el acto, por lo menos con un día de anticipación para comprobar los preparativos. Cuanto más importante es el evento, tanto más anticipada debe ser la visita al sitio ? para una visita de estado, probablemente varias semanas antes; para una reunión de media hora entre ministros, por lo menos una hora antes. Hay que tener siempre en el lugar a alguien de su personal desde varias horas antes del evento para que pueda encargarse de los cambios de último momento.
Tener listo un cuaderno con las instrucciones para el evento, que incluya el programa, la lista de los participantes, si el evento es abierto o cerrado a los medios de comunicación, los temas de conversación o los discursos, las biografías de las personas importantes que asisten al evento, un resumen de los temas políticos o de otras cuestiones claves, y los artículos de prensa relacionados a los temas.
Después de realizado el evento redactar notas de agradecimiento y enviarlas a las personas involucradas, por ejemplo a quienes asistieron al evento y al personal de apoyo.
Hacer una reunión de seguimiento con el personal de la oficina y redactar un informe breve sobre aquello que marchó bien y sobre lo que no marchó bien, para mejorar los eventos futuros.
Por cada hora de duración de un evento se requieren aproximadamente de cinco a diez horas de planeamiento.
Planear un evento que tiene lugar fuera de la organización
Seguir pasos similares a los señalados antes, si el funcionario es invitado por otros. Examinar todo lo que se relaciona con la participación del funcionario, incluso la invitación y los materiales de prensa en que se menciona al funcionario.
Hacer que un miembro del personal de la oficina esté en el lugar antes del evento. De esa manera el funcionario podrá hacer recomendaciones, enterarse de si hay cambios en el programa y alertar al funcionario. Sin esto, usted no tiene control alguno sobre la participación del funcionario.
Cuando se haya definido el “mensaje” del evento, se debe determinar cuál es el mejor lugar para difundirlo al público. Por ejemplo, si el evento concierne a un anuncio relacionado con la educación, considerar lo siguiente:
.¿Cuál es el mejor lugar?, ¿ puede ser un aula escolar?
.¿Debe involucrarse a niños de mayor o menor edad? ¿Quién debe dar la autorización para salir en una fotografía? Es probable que se necesite permiso por escrito de las autoridades escolares y de los padres.
.¿Qué imágenes visuales se quiere presentar; qué trasfondo es mejor y saber si se presta para el mensaje?
.¿Quién más debe estar allí para perfeccionar el mensaje? ¿Habrá maestros, administradores de la escuela, tal vez el ministro de educación, a quiénes se debe incluir, ya sea como oradores o invitados? Decidir cuándo se los debe invitar, quién debe invitarlos, y qué papel deben desempeñar. También se deben sugerir la realización de eventos. Por ejemplo organizar un encuentro para conmemorar el día nacional del trabajo ya sea estructurando un acto propio o pedir permiso para pronunciar un discurso ante un grupo laboral. Si embargo, no importa cómo se realice el evento, porque las reglas para la planificación del mismo son las mismas.
(Distribuido por la Oficina de Programas de Información Internacional del Departamento de Estado de Estados Unidos. Sitio en la Web: http://iipdigital.usembassy.gov/iipdigital-es/index.html ) ************************************************************ La Oficina de Programas de Información Internacional del Departamento de Estados Unidos distribuye USINFO-NOTICIAS. Puede encontrar información adicional en http://iipdigital.usembassy.gov/iipdigital-es/index.html
Etiquetas: actos publicos, digital, EEUU, prensa